社会安全号码(SSN)保护

1. 目的

十大彩票网投平台(美国)在执行活动的过程中收集社会安全号码(ssn)，以支持大学的使命. 个人的社会安全号码是私人和机密的, 必须尽一切努力禁止泄露和/或不当使用. 这一政策的目的是限制美国档案和数据库中存储的社会序列号的访问权限，只有在工作中需要这些序列号的人才能访问.

2. 适用性

此政策适用于所有大学部门(美国卫生部除外)以及所有可以访问任何大学官方记录的人员.

3. 定义

社会安全号码(SSN): 发给每个美国公民的号码.S. 由政府提供，用于社会保障计划和官方表格和记录.

4. 政策指导方针

4.1 .用捷豹“前进”取代SSN

SSN不得以表格(电子或纸质)的形式要求，除非由那些职责要求他们为基本业务目的获取SSN的办公室管理, 包括与以SSN为主要标识符的外部机构的交互. 当这些表格可以使用美国分配的识别号码(jag#)时，就不会在任何表格上提及SSN。. 一旦一个人有了美国指定的捷豹号, 该数字将用作内部记录和美国信息系统之间的唯一标识符.

4.在可能的情况下，消除当前/过去使用的SSN

将采取积极措施进行识别和保护, 删除和/或销毁包含ssn的文件. 如果记录不能按照记录处理权限政策销毁，那么, 在可能的情况下, 核潜艇将被掩盖. 包含ssn的所有大学系统/服务器托管文件必须由计算机服务中心(CSC)维护和操作。.

4.3部门职责

每个部门将指派一名数据保管人协助并确定要销毁的包含ssn的电子文件/记录. 如果文件不能被销毁, 然后必须安排将文件移动到CSC文件服务器. 包含ssn的物理文件在不使用时必须保存在上锁的柜中或在员工的控制下. 在可能的情况下, 正在扫描永久存储的表单和文档将在扫描之前屏蔽SSN, 并且不会被SSN索引(这不包括在转换为Banner学生系统之前就读美国的学生的记录). ssn是这些记录的唯一学生标识符，必须使用).

4.4访问包含SSN的旧/存档记录

只有有正式需要使用社会编号的个人才可使用载有社会编号的屏幕或表格. 包含ssn的电子文件不得存储在桌面上, 笔记本电脑, 部门的服务器, 云服务, 便携式媒体设备, 或在未经资讯保安署署长明确书面许可的情况下储存于电邮内. The files containing SSNs approved for local storage must be encrypted; all unapproved files must be deleted.

4.5 SSN违规响应

任何意外泄露或怀疑误用ssn的情况，必须立即向资讯保安署署长报告, infosec@southalabama.Edu，或460-6161.

4.6例外

4.6.当SSN是大学的官方标识时创建的电子记录，并且没有转换为非SSN索引的ID, 可以继续被SSN索引吗, 但访问这些记录必须得到信息安全主管的批准. 这种查阅应限于有正式需要查阅记录的个人.

4.6.2研究项目, 授予工作, 和合同工作必须遵循IRB, 状态, 联邦, 和/或管理该工作的客户法律或指导方针.

5. 程序

不适用.

6. 执行

故意违反本政策将受到纪律处分，包括个人对信息技术资源的使用(例如暂停或终止访问), or removal of online material); the individual's employment (up to and including immediate termination of employment in accordance with applicable University policy); the individual's studies within the University (such as student discipline in accordance with applicable University policy); civil or criminal liability; or any combination of these, 直至并包括解雇.

7. 相关文档

不适用.