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保单编号:2109
负责单位:大学图书馆管理处
覆检日期:2023年4月5日
下一次要求审查:2028年4月5日
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记录处置权

1. 目的

此策略涵盖了创建, 维护, 根据1975年《十大彩票平台官网》的规定，在十大彩票网投平台(美国)处理记录(记录管理), 部分36-12-1, 节.，并在 阿拉巴马州公立大学功能分析 & 记录处置权 (RDA)由州记录委员会颁发，由阿拉巴马州档案局管理 & 历史(亚大).

2. 适用性

这项政策适用于所有美国学生, 对全体教员, 大学本部职员及承办商. 

3. 定义

永久的记录:  永久的意思是永远保留. 请参阅RDA中的永久记录和永久记录列表部分.

RDA:  阿拉巴马州公立大学功能分析 & 记录处置授权(RDA)由国家记录委员会颁发，由阿拉巴马州档案部管理 & 历史概述了被认为是永久或临时的大学记录的类型, 并概述临时记录的保存期限.

记录:  任何纸质或电子文件的正式副本, 电子邮件, 文件, video, 录音磁带, 缩微胶片, 缩微平片, 电脑磁盘, 网站, 社交媒体网站, 或美国雇员在执行其工作过程中产生或获得的其他通信. 根据州法律，这些记录属于政府，而不是雇员.

记录保管者:  根据RDA和本政策，由校园管理员指定的员工维护办公室记录.

销毁记录通知:  表格，由记录保管人填写并提交记录主任批准，以便根据RDA中的保存时间表销毁临时记录.

档案管理:  组织方面的政策和程序, 申请, 维护, 转移, 保存, 删除, 或者销毁任何文件, 出版, 报告, 文件, 录像带或录音带, 电子媒体, 缩微胶卷或胶片, 或其他任何形式的通信.

记录人员:  designated individual responsible for ensuring the development of quality record keeping systems that meet the business 和 法律 needs of the university; coordinating the transfer 和 destruction of records; ensuring that permanent records held on alternative storage media (such as microforms 和 digital imaging systems) are 维护ed in compliance with national 和 state st和ards; 和 ensuring the regular implementation of the RDA.

保留时间表:  保留阿拉巴马州公立大学功能分析中发现的各种类型记录的时间周期 & 记录处理机构(RDA).

临时记录:  仅在其有效期内保留的记录应在所有财政年度一次性处理, 法律, 并且满足了管理要求.  临时记录及其保留期限的非详尽列表可在RDA中找到.

4. 政策指导方针

4.1简介/国家要求

阿拉巴马州法律要求公职人员创建并保存记录其办公室业务的记录. 这些记录必须受到保护，以免被“毁损”, 损失, 或破坏,，以便将其转交给在任官员的继任者，并向公众提供. 记录也必须按照公共账目审查员批准的审计标准保存(阿拉巴马州法典1975§36-12-2), § 36-12-4, 和§41-5A-21). 阿拉巴马州公立大学功能分析 & 记录处理授权(RDA)由州记录委员会根据1975年阿拉巴马州法典§411-13-5和§411-13-20至21授予的权力颁发. RDA列出了工程处在执行其规定的职能和活动时所建立和保持的记录. 它规定了这些记录的最低保存期限和处置指示，并为原子能机构销毁记录提供了法律授权.

美国遵守由阿拉巴马州制定的公立大学记录保留时间表. 阿拉巴马州公立大学功能分析 & 记录处置授权(RDA)是校园内使用的主要文件，用于确定某些记录应该保存多长时间. 制定保留时间表是为了保护大学免受诉讼和其他可能需要书面证据的情况.

公立学院和大学每年向ADAH提交年度记录处理机构(RDA)实施报告，以证明他们遵守各自的RDA. 美国记录官代表大学提交年度执行报告.

美国致力于以有效和可访问的方式保存其记录，作为其员工的重要信息来源, 以及该州的公民. 法律要求每个美国雇员都要进行创造, 维护, 并保护记录他/她办公室运作的记录. 美国员工应该了解RDA的规定，因为它是用来决定记录的保留和处置的, 不管格式如何.

RDA所涵盖的记录应由这些记录的保管人保留和保护，直到保存期限届满. 当保留期已满时, 记录应以适当的方式处理. 每个州雇员都有责任按照RDA保留时间表保管他们保管的记录, 以及确保所有官方记录的个人副本均按《十大彩票网投平台》的规定销毁或转移. 所有员工也有责任向美国记录官报告任何实际或威胁的记录丢失或移除.

除非另有限制，美国的运行记录依法向公众开放查阅. (见1975年《十大彩票平台官网》第36-12-40条，及以下各段.).  记录请求可在正常营业时间(周一至周五上午8:00)进行.m. 到下午5点.m.)或由美国各办事处公布. 但是，可以限制对某些文档类型的访问，包括但不限于:

    • 医疗病历; 
    • 员工记录;
    • 学生记录;
    • 图书馆流通记录;
    • 易碎或易碎的记录.

各种类型记录的RDA保留时间表可以在阿拉巴马州的公立大学找到 功能分析 & 记录处置权 在 阿拉巴马州档案局 & 历史 网站. RDA的副本也保留在美国的 记录管理 网站.

4.2记录管理

每个办事处通常会储存其所有的临时和永久记录. 释放办公室的存储空间, 记录保管人应为文件设定截止/关闭期限，之后将文件装箱并移至仓库, 从员工硬盘中取出并转移到其他长期电子存储中, 或转移到美国档案馆. 如果办公室选择将记录转移到电子存储介质, 它应遵守RDA中十大彩票网投平台在电子媒体上存储临时和永久记录的建议, 其中包括, 除此之外, 为所有永久记录创建备份，并在场外存储备份副本. RDA包括以下十大彩票网投平台保存电子记录的声明:

该机构应保留其采用的任何计算机化记录保存系统的完整文件. It should develop procedures for: (1) backing up all permanent records held in electronic format; (2) storing a back-up copy off-网站; 和 (3) migrating all permanent records when the system is upgraded or replaced. 如果机构选择仅以电子格式保存永久记录, 它致力于资助任何必要的系统升级和迁移策略，以确保记录的永久保存和可访问性. (RDA p. 43)

4.电子记录的处理和保留

数据或报告, 无论来源如何, 许可, 或所有权, 美国员工产生的信息可能构成也可能不构成必须根据本政策保留的记录. 以免被淹没在计算机输出的海洋中, 确定计算机生成的输出或报告是否是该策略定义的记录是很重要的. 当任何计算机生成的输出成为不可分割的一部分, 或者依附于, 保险单承保的记录, 它必须在指定的保存期限内作为该记录的一部分保存. 如果审计可能需要计算机生成的输出, 法律, 风险管理, 税, 或者类似的目的, 可能需要咨询该单位或部门的首席行政官或美国记录官.

电子文档, 通信, 文件, 作为大学记录的数据库必须与纸质记录保存相同的时间. 数据应存储在大学网络附加存储(NAS)上，并在规定的保留期限内备份或存储在经批准的云存储中. 处理电子记录的方法与处理纸质记录的方法不同，因为它们存储在云存储中的方式不同, 计算机内存, 磁带, 以及其他存储方式.

保存财务汇报系统总旗或类似的电脑系统报告，通常是提出要求的部门或管理员的责任. 计算机服务中心(CSC)通常仅通过从庞大的系统数据库中提取某些数据来处理部门请求的报告. CSC将报告发送给请求者，但不保留这些报告. 记录的保管者, 因此, 必须在规定的RDA保留期限内保留其部门向CSC要求的所有系统报告. 如果在保留期限内存在从数据库创建报告的能力，则可能满足保留要求. 例如, 输入Banner数据库的与存放于国库以外的资金记录有关的数据必须在创建数据的财政年度结束后至少三年内以易读格式检索. 如果不可能使用数据库来满足此要求, 创建数据库条目的部门或管理员有责任通过其他方式满足保留要求.

4.临时(非永久)记录的销毁

临时记录保存期限届满后, 记录保管人或雇员应:

    • 填写销毁记录通知书;
    • 把它转交给美国记录官. 销毁本政策所涵盖的记录必须在实际销毁之前获得许可;
    • 美国记录官员将通过签署并将记录销毁通知表交还给记录保管人来确认记录是否符合销毁条件. 只有这样，记录保管人或员工才能销毁这些特定的记录;
    • 美国员工可以使用以下方法销毁记录:
      • 当记录中不包含财务信息时，将其丢弃在垃圾桶或回收箱中, 人员, 或者其他应当销毁的敏感个人信息;
      • 撕碎(财务数据、人事记录、敏感信息需要). There is no centralized 办公室 for shredding documents in most administrative or academic 办公室s at USA; most departments are responsible for their own costs for shredding.

4.5销毁副本 & 临时或重复记录

有各种各样的记录，任何国家雇员可以丢弃或销毁没有美国的记录官员的许可. 丢弃或销毁便笺或备忘录副本无需填写表格, 通知, 对应, 报告, 出版物, 或临时记录，如这些材料的草稿，仅为方便参考而保存, 短期使用, 以及内部办公用途(只要原始记录在规定的保存期限内保存).

5. 程序

永久记录是指那些因其历史重要性而被保存的具有持久价值的记录, 或者因为它们被认为是对大学正在进行的使命至关重要的记录. 被指定为永久的大学记录不得销毁，通常由系里保存, 办公室, 或者是产生它们的分裂. 来自学术或行政单位的永久档案，具有潜在的公共利益或研究价值, 应向大学档案馆(麦考尔珍本和手稿图书馆)咨询. 出于健康信息隐私的原因，这里不包括医疗和医院记录. 将记录转移到美国档案馆的程序如下:

  • 填写永久记录传送请求和随附的箱清单;
  • 将请求提交到mccalllib@hzjly.net. 请求必须提交给麦考尔图书馆，并在物理转移之前获得批准. 大学档案馆将根据请求中提供的信息拒绝或批准记录的转移;
  • 如果获得批准，McCall图书馆将安排物理转移的时间. 未经麦考尔图书馆批准的记录, 或因身份或条件而被拒绝转移的, 将不获麦考尔图书馆接纳;
  • 将唱片放入无酸盒中. 麦考尔图书馆不会转移不符合规定规格的箱子. 未使用麦考尔图书馆指定的箱子可能会导致转移部门的费用:
    • 从挂起的文件夹中删除记录，并将其放入标准文件夹中. 大学档案馆不接受装有悬挂文件夹的盒子;
    • 确保记录符合逻辑顺序(字母顺序、时间顺序、数字顺序等).);
    • 不要把两个不同的唱片系列放在同一个盒子里;
    • 在每个方格内预留2吋的工作空间，以便日后查阅纪录;
    • 包装盒上的标签如下:
      • 只写在盒子的前端;
      • 只能用铅笔书写;
      • 包括办公室的名称;
      • 在方格内填上纪录系列的名称及日期;
      • 按顺序给盒子编号，从1开始;
    • 内部编号或标签方案可以包括在箱库存, 或者在盒子上加上连续的盒子编号. 请联系大学档案馆mccalllib@southalabama.Edu，如果你们有问题.

6. 执行

不确定记录保密性或隐私的管理员或记录保管人被鼓励咨询美国记录官员, 人力资源, 或法律总顾问.

不得销毁机构遵守1981年《十大彩票网投平台》要求所必需的任何记录, 机构审计, 任何法律通知, 或者传票.

在极少数情况下，永久记录可能会被转移到阿拉巴马州档案局 & 当美国不再有行政需要或记录空间时的历史. 然而, 这种存储选项可能很昂贵, 和, 结果是, 需要获得美国记录官员的许可. 有关转移过程的信息可在阿拉巴马州档案部的网站上找到 & 管理记录的历史-为国家机构-转移永久记录.      

美国的 记录官 是否应通知任何永久记录已被破坏，丢失或被盗.

发现违反此政策的个人可能会受到大学的纪律处分, 直至并包括终止或与大学分离.

7. 相关文档

7.1  的网站 阿拉巴马州档案局 & 历史 提供有关管理公共记录的细节和建议, 包括建议的文件命名约定的信息, 文件格式, 防灾, 和 recovery; a FAQ; 和 its For the Record blog.

7.2  阿拉巴马州公立大学功能分析 & 记录处置权